一、办会流程

  （一）会议筹备

    1.确定议题，明确召开董事会会议的目的。

    2.确定会议议程。根据会议要求，确定会议时间、地点、议题、主持人、审议内容以及参会人员。

    3.准备有关会议议题的必要资料（如待议文件、参阅资料、交流材料等），核对、整理后发至参会人员或放在座位牌旁，便于与与会者阅读和做好发言准备。

   （二）会议通知

    1.短信告知。召开董事会的会议通知由董事长签发，由董事会办公室工作人员负责通知相关人员做好会议准备。正常会议应在召开日前6日短信通知到人，临时会议应在召开前3个工作日短信通知到人。

    2.文件通知。董事会每年至少召开四次会议，由董事长召集，会议通知、议题和有关文件应于会议召开3日前以书面形式送达全体董事。

    3.会前提示。董事会会议应在召开前1日再次通知到相关人员。

   （三）会场布置

    1.检查会场设施设备是否可以正常使用，做好会场清洁卫生；

    2.根据实际情况，按照会议礼宾秩序，统一放座位牌，准备好茶水或饮料；

    3.准备音响、电脑、投影仪等设备。

   （四）会前检视

    1.修正会议议题；

    2.文件、资料装袋等会议用品发放；

    3.清点参会人数(签到表、席位卡）；

    4.对会场的音频音像、卫生清洁、照明设施及供暖、制冷设备情况进行检查。

   （五）会中服务

    1.会议进行中的服务要做到稳重、敏捷、及时，主要根据实际情况适时的增添茶水；

    2.如果与会者有电话或有人转告要事，服务人员应走到该人员身边，以纸条形式传达；

    3.根据会议需要，安门专人进行会议摄影、摄像，并做会议记录；

    4.在会议过程中如遇用餐时间，及时与会议负责人取得联系，协同解决用餐问题。

   （六）会后服务

    1.会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作（打扫卫生、处理电器设备等）；

    2.大型会议结束后，有时可能安排后续活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，应服从领导统指挥和协调，以保证计划的顺利实施；

    3.清理会议文件：回收重要文件资料，整理会议纪要，文件归档，会议总结。

    二、注意事项

    1.涉及到会议有费用开支情况时，应首先根据实际情况制作会议经费预算表，报请相关领导同意后严格按照预算表控制费用开支；

    2.会议通知之前，应仔细校对会议时间、地点、议题以及参会人员；

    3.会议服务人员需对各种突发事件做出及时反应，做好应急准备工作；

    4.加强保密意识，会议录音要定时归口销毁：会议资料需专人进行保管，不得外传。